Algemene voorwaarden klimzaal Antwerpen

Artikel 1. Definities

Dienstverlener: Klimzaal Rising You, met uitbatingsadres Damplein 35, 2060 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder nummer BE 0719.624.192.

Klant: Elke natuurlijke persoon (consument) of rechtspersoon (bedrijf of organisatie) die een overeenkomst aangaat voor een groepsreservatie, initiatie, workshop of andere groepsactiviteit.

Overeenkomst: De reservatieaanvraag van de Klant, zodra de Dienstverlener de gevraagde datum en het gevraagde tijdstip schriftelijk, per e-mail of via een agendabevestiging heeft bevestigd.

Artikel 2. Offertes en totstandkoming

1. Een offerte is een vrijblijvende prijsberekening op basis van de gegevens die de Klant via het offerteformulier of per e-mail doorgeeft. Een offerte of offerteaanvraag geldt niet als optie of reservatie: data en tijdstippen worden toegekend in volgorde van bevestiging (first come, first served).
2. Een offerte kan op hetzelfde moment of later worden omgezet in een reservatieaanvraag. De prijzen die gelden op het ogenblik van de reservatieaanvraag zijn van toepassing. Door een reservatie aan te vragen, aanvaardt de Klant deze algemene voorwaarden en het huishoudelijk reglement van de klimzaal. De overeenkomst komt tot stand zodra de Dienstverlener de reservatieaanvraag schriftelijk, per e-mail of via een agendabevestiging bevestigt.
3. Voor groepsreservaties wordt geen voorschot gevraagd. De bevestiging door de Dienstverlener geldt als bindende overeenkomst tussen beide partijen.

Artikel 3. Definitief aantal deelnemers

1. Het definitieve aantal deelnemers dient uiterlijk 5 werkdagen vóór de uitvoeringsdatum schriftelijk of per e-mail te worden doorgegeven.
2. Dit aantal vormt de basis voor de personeelsplanning en de definitieve facturatie.
3. De Dienstverlener voorziet standaard ca. één begeleider per 12 à 15 deelnemers.
4. Om de personeelsplanning werkbaar te houden, mag het aantal aanwezige deelnemers zonder meerkost tot 10% lager liggen dan het definitief doorgegeven aantal (naar beneden afgerond op een geheel aantal). Binnen die marge factureren we het aantal aanwezige deelnemers.
5. Zijn er meer afwezigen, dan factureren we het definitief doorgegeven aantal min deze marge van 10%.
6. De begeleiders die op basis van het definitief doorgegeven aantal werden ingepland, worden altijd ingezet en vergoed. We factureren daarom nooit minder deelnemers dan het kleinste aantal waarvoor dat aantal begeleiders nodig is, gerekend aan één begeleider per 12 deelnemers: 13 deelnemers voor 2 begeleiders, 25 voor 3 begeleiders, 37 voor 4 begeleiders, enzovoort.
7. Het minimumaantal betalende deelnemers dat in de offerte vermeld staat, blijft altijd van toepassing.

Samengevat: we factureren het hoogste van deze vier aantallen: het aantal aanwezige deelnemers, het definitief doorgegeven aantal min 10%, het minimum voor de ingeplande begeleiders en het minimum uit de offerte.

Voorbeelden:

• 30 deelnemers doorgegeven (3 begeleiders ingepland), 29 aanwezig: we factureren 29 deelnemers.
• 31 deelnemers doorgegeven (3 begeleiders ingepland), 27 aanwezig: we factureren 28 deelnemers.
• 37 deelnemers doorgegeven (4 begeleiders ingepland), 33 aanwezig: we factureren 37 deelnemers.
• 10 deelnemers doorgegeven (1 begeleider ingepland), 10 aanwezig: we factureren 12 deelnemers (minimum uit de offerte).

8. Een verhoging van het aantal deelnemers is steeds onder voorbehoud van beschikbaarheid, capaciteit en voldoende begeleiders en dient zo snel mogelijk te worden gemeld.

Artikel 4. Annulering door de Klant (btw-vrije schadevergoeding)

1. Annulering van de overeenkomst dient steeds schriftelijk of per e-mail te gebeuren.
2. Bij gehele of gedeeltelijke annulering door de Klant is deze van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ter compensatie van gemaakte kosten (personeelsplanning, administratie, gereserveerde capaciteit en gederfde winst).
3. De schadevergoeding wordt als volgt berekend op basis van de totale offertewaarde:
   1. Annulering meer dan 3 kalenderdagen vóór de activiteit: kosteloos.
   2. Annulering binnen de 3 kalenderdagen vóór de activiteit: 30% van de offertewaarde.
   3. Annulering op de dag van de activiteit of no-show: 100% van de offertewaarde.
4. Conform de Belgische btw-wetgeving is over deze schadevergoeding geen btw verschuldigd.

Artikel 5. Annulering door de Dienstverlener (Wederkerigheid)

1. Indien de Dienstverlener wegens overmacht (zoals brand, technische defecten, veiligheidsredenen, extreme weersomstandigheden of acute ziekte van begeleiders) de overeenkomst moet annuleren, is geen schadevergoeding verschuldigd.
2. Eventuele reeds betaalde bedragen worden in dat geval volledig terugbetaald.
3. Indien de Klant een natuurlijke persoon is en de Dienstverlener de overeenkomst annuleert buiten overmacht om, is de Dienstverlener aan de Klant een gelijke schadevergoeding verschuldigd als bepaald in artikel 4.3.

Artikel 6. Facturatie en betaling

1. De activiteit wordt gefactureerd na afloop ervan op basis van de bepalingen in artikel 3.
2. Eventuele extra deelnemers, extra consumpties of bijkomende prestaties worden mee opgenomen op de eindfactuur.
3. Facturen zijn voor natuurlijke personen onmiddellijk na afloop van de activiteit betaalbaar. Voor rechtspersonen zijn de facturen betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum.
4. Bij niet-betaling op de vervaldag is door een professionele Klant van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsintrest verschuldigd van 10% per jaar, plus een forfaitair schadebeding van 10% (met een minimum van €125). Bij consumenten gelden de wettelijke maximale intresten en termijnen conform het Wetboek van Economisch Recht na de eerste kosteloze herinnering.

Artikel 7. Aansprakelijkheid en veiligheid

1. Alle deelnemers dienen de veiligheidsinstructies van de begeleiders en medewerkers van de Dienstverlener strikt op te volgen.
2. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor een deelnemer die de veiligheidsregels niet naleeft of een gevaar vormt voor zichzelf of anderen de toegang tot de activiteit te ontzeggen of de deelname stop te zetten, zonder recht op terugbetaling.
3. De Klant staat in voor de correcte informatieverstrekking aan alle deelnemers omtrent de aard van de activiteit en eventuele fysieke beperkingen die relevant kunnen zijn voor een veilige deelname.
4. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het niet naleven van veiligheidsinstructies, roekeloos of onaangepast gedrag van deelnemers, of het gebruik van de infrastructuur in strijd met de gegeven instructies.
5. De aansprakelijkheid van de Dienstverlener is beperkt tot de gevallen waarin zij krachtens de wet aansprakelijk kan worden gesteld. Niets in deze algemene voorwaarden sluit de aansprakelijkheid uit voor opzet, zware fout of enige andere aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt.
6. De Klant is aansprakelijk voor schade aan de infrastructuur of het materiaal van de Dienstverlener die veroorzaakt wordt door opzettelijk of kennelijk onzorgvuldig handelen van deelnemers uit zijn groep, onverminderd de wettelijke aansprakelijkheid van de betrokken deelnemer.
7. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is geen individuele ongevallenverzekering voor de deelnemers inbegrepen.

Artikel 8. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

1. Het Belgische recht is exclusief van toepassing op deze overeenkomst.
2. Elk geschil met een professionele klant behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen. Bij consumenten gelden de wettelijke bevoegdheidsregels.